Martes 5 de octubre de 2021 

                        Sección Primera 

Tomo: CCXII No. 65 

 

 

 

43

 

FUNCIONES: 

Elaborar  y  ejecutar  el  programa  anual  de  conservación  y  mantenimiento  preventivo  y  correctivo  de  los  inmuebles,  instalaciones, 
mobiliario, equipo de oficina, entre otros, de la Universidad. 

Establecer  y  difundir  las  políticas,  lineamientos,  estrategias  y  procedimientos  para  la  optimización  y  mantenimiento  de  las 
instalaciones físicas, equipo, maquinaria y mobiliario de la Universidad. 

Prestar los servicios de empastado, mensajería, transporte, intendencia, vigilancia, jardinería, sistemas eléctrico, hidráulico y sanitario, 
entre  otros,  que  se  requieran  en  las  unidades  administrativas,  las  Unidades  de  Estudios  Superiores,  el  Centro  de  Formación  y 
Desarrollo en Nutrición, y la Unidad de Estudios Superiores para Adultos y Adultos Mayores de la Universidad. 

Proporcionar los apoyos de transporte del personal y demás requerimientos logísticos que le soliciten las unidades administrativas, las 
Unidades de Estudios Superiores, el Centro de Formación y Desarrollo en Nutrición, y la Unidad de Estudios Superiores para Adultos 
y Adultos Mayores, para las presentaciones y/o eventos que realice o de los que sea parte la Universidad. 

Proporcionar oportunamente el tratamiento correctivo y preventivo de las unidades administr ativas de la Universidad. 

Tramitar  la  contratación  y,  en  su  caso,  supervisar  el  funcionamiento  de  los  servicios  de  energía  eléctrica,  fotocopiado,  teléfonos  y 
demás medios que se requieran para el logro de los objetivos y metas institucionales de la Universidad. 

Atender,  en  tiempo  y  forma,  las  solicitudes  de  información  que  realice  la  Subdirección  de  Administración,  a  fin  de  contar  con  los 
elementos necesarios para tomar acciones eficientes y eficaces para la Universidad. 

Preparar y presentar los informes que le sean requeridos por las autoridades competentes, respecto de las actividades desarrolladas 
en el ámbito de competencia. 

Expedir constancias y/o copias certificadas de los documentos existentes en sus archivos, cuando así sea requerido, en el ámb ito de 
su competencia. 

Realizar aquellas funciones que las disposiciones legales le confieran al Departamento de de Servicios Generales y Mantenimiento, 
que sean afines a las señaladas anteriormente y las que le encomiende la Rectora o el Rector.  

Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia. 

210C3001040104L 

DEPARTAMENTO DE ARCHIVO 

OBJETIVO: 

Coordinar  la  organización,  conservación,  administración  y  preservación  de  archivos,  así  como  la  recepción,  registro  y  despach o  de 
correspondencia y  paquetería, que permita  eficientar  la comunicación oficial  impresa y electrónica, tanto al  interior como al  exterior  de  la 
universidad 

FUNCIONES: 

Disponer  y  garantizar  la  organización,  mantenimiento,  conservación,  tratamiento,  selección  y,  en  su  caso,  difus ión  de  los  archivos 
documentales de la Universidad. 

Establecer  los  métodos  y  técnicas,  así  como  de  las  tecnologías  de  la  información  y  la  comunicación  para  la  sistematización  de  la 
información generada por la Universidad, así como la recibida. 

Custodiar y facilitar el acceso a los documentos que se encuentren bajo su resguardo, así como realizar la gestión del destino final de 
los documentos de archivo. 

Adoptar  y  aplicar  las  medidas  y  procedimientos  técnicos,  administrativos,  tecnológicos  y  ambientales  conv enientes  para  la 
organización y conservación de los documentos. 

Realizar inventarios de archivos para la gestión y clasificación en: archivo de trámite, archivo de concentración y archivo histórico.  

Establecer, conforme a normatividad, los lineamientos para la deposición de expedientes inactivos y documentos que han caducado. 

Atender, en tiempo y forma, las solicitudes de archivos en concentración, que requieran las Unidades Administrativas.  

Vigilar  la  captura  y  actualización  en  el  Sistema  Interno  de  Control  de  Correspondencia,  la  cual  deberá  especificar:  destinatario, 
remitente o razón social, tipo de paquete, descripción del paquete, empresa, procedencia, recibió, capturó, fecha y hora de recepción, 
tipo de documento y descripción del documento. 

Coordinar  la entrega a cada  unidad  administrativa de  la correspondencia y paquetería  mediante  acuse de recibo, registrando fecha, 
hora y persona que recibe. 

Remitir  la  correspondencia  y/o  paquetería,  debiendo  señalar  de  manera  específica  y  clara  datos  del  destinatar io  (título,  nombre, 
puesto, área, dependencia o entidad), domicilio destino (calle, número interior y exterior, colonia, código postal, delegación, municipio 
y/o entidad federativa) y remitente. 

Realizar un seguimiento a los documentos que requieren de una respuesta oficial por parte de la Universidad hasta su entrega. 

Recibir, registrar y tramitar la correspondencia y/o paquetería a través de una Oficialía de Partes. 

Programar en días hábiles el envío de correspondencia y/o paquetería. 

Entregar  la  correspondencia  y/o  paquetería  a  las  unidades  administrativas  de  la  Universidad,  o  a  las  dependencias,  organismos  e 
instituciones públicas, de conformidad con las rutas establecidas diariamente, considerando las prioridades de entrega.