Martes 5 de octubre de 2021

Sección Primera

Tomo: CCXII No. 65

FUNCIONES:

Elaborar y ejecutar el programa anual de conservación y mantenimiento preventivo y correctivo de los inmuebles, instalaciones,
mobiliario, equipo de oficina, entre otros, de la Universidad.

Establecer y difundir las políticas, lineamientos, estrategias y procedimientos para la optimización y mantenimiento de las
instalaciones físicas, equipo, maquinaria y mobiliario de la Universidad.

Prestar los servicios de empastado, mensajería, transporte, intendencia, vigilancia, jardinería, sistemas eléctrico, hidráulico y sanitario,
entre otros, que se requieran en las unidades administrativas, las Unidades de Estudios Superiores, el Centro de Formación y
Desarrollo en Nutrición, y la Unidad de Estudios Superiores para Adultos y Adultos Mayores de la Universidad.

Proporcionar los apoyos de transporte del personal y demás requerimientos logísticos que le soliciten las unidades administrativas, las
Unidades de Estudios Superiores, el Centro de Formación y Desarrollo en Nutrición, y la Unidad de Estudios Superiores para Adultos
y Adultos Mayores, para las presentaciones y/o eventos que realice o de los que sea parte la Universidad.

Proporcionar oportunamente el tratamiento correctivo y preventivo de las unidades administr ativas de la Universidad.

Tramitar la contratación y, en su caso, supervisar el funcionamiento de los servicios de energía eléctrica, fotocopiado, teléfonos y
demás medios que se requieran para el logro de los objetivos y metas institucionales de la Universidad.

Atender, en tiempo y forma, las solicitudes de información que realice la Subdirección de Administración, a fin de contar con los
elementos necesarios para tomar acciones eficientes y eficaces para la Universidad.

Preparar y presentar los informes que le sean requeridos por las autoridades competentes, respecto de las actividades desarrolladas
en el ámbito de competencia.

Expedir constancias y/o copias certificadas de los documentos existentes en sus archivos, cuando así sea requerido, en el ámb ito de
su competencia.

Realizar aquellas funciones que las disposiciones legales le confieran al Departamento de de Servicios Generales y Mantenimiento,
que sean afines a las señaladas anteriormente y las que le encomiende la Rectora o el Rector.

Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia.

210C3001040104L

DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

OBJETIVO:

Coordinar la organización, conservación, administración y preservación de archivos, así como la recepción, registro y despach o de
correspondencia y paquetería, que permita eficientar la comunicación oficial impresa y electrónica, tanto al interior como al exterior de la
universidad

FUNCIONES:

Disponer y garantizar la organización, mantenimiento, conservación, tratamiento, selección y, en su caso, difus ión de los archivos
documentales de la Universidad.

Establecer los métodos y técnicas, así como de las tecnologías de la información y la comunicación para la sistematización de la
información generada por la Universidad, así como la recibida.

Custodiar y facilitar el acceso a los documentos que se encuentren bajo su resguardo, así como realizar la gestión del destino final de
los documentos de archivo.

Adoptar y aplicar las medidas y procedimientos técnicos, administrativos, tecnológicos y ambientales conv enientes para la
organización y conservación de los documentos.

Realizar inventarios de archivos para la gestión y clasificación en: archivo de trámite, archivo de concentración y archivo histórico.

Establecer, conforme a normatividad, los lineamientos para la deposición de expedientes inactivos y documentos que han caducado.

Atender, en tiempo y forma, las solicitudes de archivos en concentración, que requieran las Unidades Administrativas.

Vigilar la captura y actualización en el Sistema Interno de Control de Correspondencia, la cual deberá especificar: destinatario,
remitente o razón social, tipo de paquete, descripción del paquete, empresa, procedencia, recibió, capturó, fecha y hora de recepción,
tipo de documento y descripción del documento.

Coordinar la entrega a cada unidad administrativa de la correspondencia y paquetería mediante acuse de recibo, registrando fecha,
hora y persona que recibe.

Remitir la correspondencia y/o paquetería, debiendo señalar de manera específica y clara datos del destinatar io (título, nombre,
puesto, área, dependencia o entidad), domicilio destino (calle, número interior y exterior, colonia, código postal, delegación, municipio
y/o entidad federativa) y remitente.

Realizar un seguimiento a los documentos que requieren de una respuesta oficial por parte de la Universidad hasta su entrega.

Recibir, registrar y tramitar la correspondencia y/o paquetería a través de una Oficialía de Partes.

Programar en días hábiles el envío de correspondencia y/o paquetería.

Entregar la correspondencia y/o paquetería a las unidades administrativas de la Universidad, o a las dependencias, organismos e
instituciones públicas, de conformidad con las rutas establecidas diariamente, considerando las prioridades de entrega.